Действия специалиста по связям с общественностью в условиях кризиса хорошо описаны в литературе. Кратко остановимся на его работе с внутренней общественностью. Перечислим этапы работы специалиста по связям с общественностью в условиях кризиса: Работа с сотрудниками начинается уже на этом этапе, поскольку именно сейчас необходимо сформировать комитет по устранению кризиса.
Не всегда к этому вопросу сотрудники относятся с должным вниманием и серьезностью. Особенно это касается российских организаций. Недаром говорится: «Пока гром не грянет, мужик не перекрестится». В отечественных организациях существует тенденция к формальному выполнению необходимых в данном случае процедур, и часто люди, которые включены в комитет по устранению кризиса, относятся к этому вопросу безразлично. Необходимо, чтобы каждый член комитета сознавал меру ответственности за свои действия в случае кризиса. Состав комитета будет зависеть от особенностей организации, ее размеров и структуры, распределения должностей в руководстве. Тем не менее скорее всего в состав антикризисного комитета обычно включаются: Группа должна быть достаточно большой, чтобы справляться с объемом поступающей информации и возникающих затруднений, однако не настолько, чтобы это мешало обмену идеями и выработке решений. Таким образом, в большой компании это примерно 5—10 человек, а в небольшой даже меньше. Руководителем комитета не обязательно должен быть Генеральный директор, хотя, безусловно, участие Генерального директора гарантирует принятие главных стратегических решений и четкое установление ответственности. Однако в большой компании это может быть второе лицо в организации или член Совета директоров, который обладает несомненным авторитетом среди сотрудников.
На этапе подготовки изучаются все возможные риски и угрозы, как бы невероятны они ни казались, и разрабатываются стратегии поведения в разных ситуациях. Сценарии ликвидации разных кризисов могут предполагать участие и других сотрудников, например сотрудников службы безопасности или финансового отдела. Необходимо обязательно принимать помощь сотрудников в процессе планирования. Это помогает обнаружить неявные опасности прежде, чем они вызовут кризис, и вовлечь коллектив в процесс его предупреждения. Участие работников в планировании антикризисных действий культивирует в них чувство сопричастности и дает им понять, что руководство думает и заботиться о них, поскольку кризис может коснуться всех и каждого. В каждом конкретном случае специалист по связям с общественностью должен четко определить состав лиц, принимающих участие в антикризисной деятельности. Все сотрудники, которые так или иначе будут вовлечены в эту работу, будь то уровень менеджмента или рядовых работников, должны хорошо представлять себе свои функции в момент кризиса. Для этого на этапе подготовки специалист по связям с общественностью не только готовит инструкции для всех участников, но и организует тренинги в виде деловых игр и симуляций Тренировочное упражнение включает в себя приближенную к действительности работу с телефоном совместно с группой опытных журналистов. Во время тренировочного занятия группа работает с прессой в имитированной аварийной, критической ситуации. Журналисты в течение нескольких часов звонят в пункт группы. Информация по аварийной ситуации постоянно пополняется новыми данными. Затем можно провести «пресс-конференцию». В заключение проводится обстоятельное обсуждение с разбором поведения сотрудников и анализом ошибок.
