В процессе работы любого предприятия появляется огромное количество документов. Неотъемлемой частью работы с документацией является передача их на архивное хранение. И для частных компаний отличным вариантом является сотрудничество с коммерческими архивами.
Преимущества архивного хранения документов
Хранить документацию в офисе непросто. Во-первых, необходимо выделять отдельное помещение, в котором будут поддерживаться определенные климатические условия. Во-вторых, нет гарантии полной защиты от несанкционированного проникновения и попадания информации в третьи руки. Наконец, сотрудникам непросто будет найти нужный документ. Поэтому многие компании передают архивы на хранение в частные архивы, например, в «Архив Нева».
Преимущества хранения документации в «Архив Нева» следующие:
- с документацией работают опытные сотрудники, регулярно сдающие квалификационные экзамены;
- документы хранятся в помещении, где обеспечиваются необходимые параметры влажности и температуры. Хранилище оборудовано современной системой пожаротушения, камерами наблюдения, доступ к документам имеют только авторизованные сотрудники;
- документы размешаются в хранилище по четкому алгоритму и маркируются штрих-кодом, что значительно облегчает процесс поиска. Благодаря этому любой документ может быть доставлен заказчику в день заявки в оригинале или отсканирован и отправлен по электронной почте за один час.
Дополнительные услуги
Передача документов на архивное хранение позволяет сэкономить деньги на оплате работы сотрудников и аренде помещений, дорогостоящем оборудовании, а также гарантировать сохранность документации и быстрый доступ к ней в случае необходимости. Компания «Архив Нева» может взять на себя ряд дополнительных услуг:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление и переплет дел перед сдачей в государственный или коммерческий архив;
- создание электронного архива, благодаря которому любой нужный документ можно будет найти, потратив несколько секунд;
- разработка номенклатуры дел предприятия;
- уничтожение документов с истекшим сроком хранения, а также неактуальных копий и дубликатов.
Хранение документов в частном архиве — это современный подход для динамично развивающегося бизнеса, экономия времени сотрудников и защита от необходимости выплачивать штрафы проверяющим организациям.
