В России активно развивается малый бизнес, появляется все больше предпринимателей, которые работают из дома, ведут самую простую бухгалтерию (к примеру, переходят на «упрощенку») и в процессе деятельности которых образуется не так много бумаг.
Естественно, что у них возникает вопрос, есть ли необходимость в организации архива и, если да, то как это сделать максимально просто.
Почему архив нужен?
Прежде всего, стоит ответить, что да, архив нужен даже если компания совсем маленькая и работы ведется не так много. Дело в том, что от того, в каком порядке содержатся бумаги, зависит и то, как идут дела в бизнесе.
Есть несколько важных причин, почему к созданию архива стоит отнестись серьезно:
- все бумаги всегда на месте – это означает, что даже если вам срочно понадобится поднять документы за давние годы, вы быстро и без стресса найдете их;
- никакие бумаги не потеряются и не испортятся – если листы хранятся абы-как, то рано или поздно они будут утрачены или придут в негодность, потом придется тратить время на восстановления нужных бумаг, искать бывших контрагентов и тратить энергию на то, чего можно было бы избежать;
- если вы решите закрывать бизнес, то часть документов придется передавать в архив на государственное хранение, собственный архив станет отличным подспорьем в этом, подробнее о процедуре можно прочитать здесь.
Как создать архив для индивидуального предпринимателя?
Если компания у вас совсем маленькая, то можно организовать архив прямо дома или в офисе, для этого удобно использовать сейф или несгораемый металлический шкаф, а документы размещать внутри в папках.
Для каждого контрагента удобно завести отдельную папку, в которую и помещать все документы. Если их будет много, то логично разделять их по годам.
Очень важно разобраться со следующими параметрами:
- какие документы подлежат обязательному хранению;
- на какие группы и категории можно разделить эти бумаги;
- срок хранения всех документов.
Для того, чтобы оригиналы меньше изнашивались, удобно сделать копии всех документов и при необходимости работать с ними.
Кроме того, очень важно составлять каталог содержимого, можно также сканировать или фотографировать бумаги и вести электронный архив. Так в случае необходимости, вы сможете отправить нужный лист по электронной почте, а каталог позволит быстро сориентироваться, есть ли у вас нужная бумага и где ее искать.
Обязательно следите за условиями хранения: помещение должно быть сухим (но не слишком), умеренно прохладным и затемненным.
