На сегодняшний день существенно увеличивается число предприятий, которые стремятся перейти от работы с бумажными документами к электронным. Это вполне легко объяснить. В первую очередь значительно сокращается время на обработку одного документа, а значит, возрастает производительность работы сотрудников. Кроме того, большинство документов необходимо хранить на протяжении нескольких лет. Это приводит к необходимости аренды дополнительных помещений, так как документация занимает много места.
Создание электронного архива здесь дает возможность решить данную проблему. Кроме того, процедура имеет определенные преимущества. В первую очередь, речь идет о быстроте и удобстве доступа к документу. Использование специализированных программ дает возможность обеспечить сохранность того или иного договора. В случае необходимости документ можно быстро отправить по электронной почте. Кроме того, документ легко копировать и редактировать. Наличие электронного архива дает возможность освободить полезную площадь.
Конечно, создание электронного архива требует определенных финансовых затрат. Однако стоит отметить, что стоимость услуги систематически снижается, а вот объем электронных систем хранения возрастает. Это напрямую связано с востребованностью системы.
Электронный архив представляет собой информационную систему многопользовательского доступа к документам в электронном виде. Система обеспечивает долговременное хранение различных договоров, при этом качество файлов не теряется. Электронный архив дает возможность осуществлять работу с документами с учетом всех обновлений. Специалист получает документацию высокого качества, при этом срок хранения не имеет значения.
Главной задачей создания электронного архива является быстрое обеспечение доступа ко всем файлам всеми отделами предприятия. Эффективность работы бумажного архива падает, так как поиск документа может занимать несколько дней, при этом нет гарантии, что бумага будет найдена. Кроме того, это отнимает время специалиста, который может выполнять в это время другие функции. Электронные файлы можно найти в течение нескольких минут.
Электронный документооборот очень эффективен в том случае, если предприятие имеет несколько филиалов в разных городах. В этой ситуации появляется возможность отправлять необходимые документы через сеть. Кроме того, электронный архив может располагаться в месте, доступ к которому будет у всех филиалов, что обеспечит своевременный доступ к необходимым файлам.
